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La
Administración del Tiempo “es el arte de hacer que el tiempo sirva para el
beneficio de las personas y de las sociedades”. Como el tiempo
no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí
mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una
sola realidad que se sustraiga al tiempo. El tiempo es una constante. Una
medida de intervalos. Independientemente de quiénes somos o qué estamos
tratando de lograr, el tiempo continúa moviéndose al mismo ritmo.
Administrar el tiempo realmente significa administrarnos
nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos.
Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que
podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la
eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de
objetivos, no simplemente estar ocupado.
En vista de que no podemos incrementar la cantidad de
tiempo que recibimos, la calidad del tiempo se convierte en la única
variable. Tu tiempo es tuyo y no pertenece a nadie más. Sólo tú puedes
mejorar la calidad de tu tiempo. En última instancia, usas tu tiempo como lo
deseas.
Para poder administrar el tiempo hay que evitar los
ladrones de tiempo. A) Las excusas. Todos nosotros tenemos cierta
satisfacción cuando damos a nosotros o a alguien que
nos escuche, explicaciones lógicas que justifiquen posponer aquello que
planeamos. B) Las lamentaciones. Nada
nos hace desperdiciar más tiempo de lo que las horas que dedicamos a
lamentaciones inútiles.
Los principales desperdiciadores de tiempo son: 1.
Excesivo flujo de papeles; 2. Muchas llamadas de Teléfono. 3. Visitantes
inesperados. 4. Reuniones. 5. Fallas de comunicación. 6. Políticas y
procedimientos. 7. Información. (Falta o exceso).
La morosidad es la enemiga del éxito. El éxito llega
cuando se hacen en el momento preciso las cosas realmente importantes que
conducen a los resultados deseados. Sin embargo, son esas cosas importantes
las que usualmente dejamos para después.
Una de las razones que nos inducen a posponer las cosas
importantes es porque tendemos a confundir lo importante con lo urgente, y
nuestros días se ven copados de demandas y presiones.
Las cosas importantes raramente ejercen esta clase de
presión, hasta que alcanzan el estado de crisis. El responder a lo urgente y posponer lo importante, nos garantiza un
continuo número de crisis en nuestros trabajos y en nuestras vidas.
Para vencer a la morosidad, necesitamos superar nuestra
inercia, nuestra tendencia a resistir el comienzo de acciones. Una vez que la
acción ha comenzado, será más fácil continuarla. Lo difícil es comenzar.
La morosidad conduce en la mayoría de los casos a carreras
de último minuto, resultados por debajo de la calidad esperada, fechas tope
no cumplidas, ventas perdidas, clientes insatisfechos, embotellamiento mental
y estrés, lo cual se traduce en más tiempo improductivo. Esto disminuye
nuestra efectividad.
Para convertirnos en personas efectivas debemos usar una
agenda y dar prioridad a las actividades que generan el 80% de nuestros
resultados. Planificar las conversaciones telefónicas de forma que duren lo
menor tiempo posible y de preferencia agrupando las llamadas en un solo
tiempo, además de ir directamente al grano y permanecer en él. Escriba menos cartas y use más el teléfono
para responder cartas, cuando tenga que escribir responda en el reveso de la
misma carta. Cuando tenga que asistir a reuniones fíjate un limite de tiempo
y ajústate a él. Prevé un tiempo para los visitantes
inesperados, recíbalos afuera de la oficina y evite que tomen asiento.
En las empresas los principales desperdiciadores de tiempo
internos son la falta de planes, prioridades indefinidas, objetivos no
claros, dejar las cosas para después, intentar hacer muchas cosas a la vez,
falta de autodisciplina en el uso del tiempo y falta de habilidades y
conocimientos necesarios para completar la tarea.
Para quien sinceramente se propone mejorar la
administración de su propio tiempo, el primer paso consistirá en averiguar
cómo lo está empleando. En este punto se puede dividir la próxima semana en
intervalos de treinta minutos, y al final de cada hora se registra cómo se
empleó esa hora.
El segundo paso es fijar un tiempo para planear, prever
contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es
exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.
Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas y se tiene la
capacidad de mantenerse dueños de la situación. Para esto es indispensable
Planear nuestras actividades, a fin de optimizar lo más posible el tiempo del
que disponemos.
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